Copilot in Outlook und Teams auf dem iPhone nutzen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Copilot steckt inzwischen in der Outlook-App und in Teams. Auf dem iPhone sind die Funktionen aber an anderen Stellen versteckt als am Rechner, und ohne passendes Konto oder Lizenz erscheinen sie gar nicht. Diese Anleitung zeigt die drei wichtigsten Funktionen in Outlook, die Meeting-Notizen in Teams und die häufigsten Gründe, warum Copilot fehlt. Alle Schritte sind gegen die Microsoft-Dokumentation geprüft (Stand 26.10.2026).

Die Handy-Darstellungen sind nach der Microsoft-Dokumentation nachgezeichnet, keine Original-Screenshots. Inhalte und Beschriftungen in den Beispielen sind frei gewählt.

Voraussetzungen: Konto und Lizenz

Firmenkonto: Copilot in Outlook unterstützt Arbeits- und Schulkonten. Je nach Funktion braucht das Konto eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz, die Ihr Administrator vergibt.
Privates Konto: Laut Beschreibung der Outlook-App im App Store ist ein Microsoft-365-Abo (Personal oder Family) nötig. Unterstützt sind Adressen bei outlook.com, hotmail.com, live.com und msn.com.
Andere Postfächer: Gmail, iCloud oder Yahoo lassen sich zwar in Outlook einbinden, von Microsoft als unterstützt genannt sind sie für Copilot aber nicht.
App-Stand: Outlook und Teams im App Store auf die neueste Version bringen.

1. E-Mail mit Copilot entwerfen (Outlook)

Sie nennen, was in die Mail soll, Copilot formuliert einen Entwurf.

Neue E-Mail öffnen

In Outlook auf Neue E-Mail tippen. In der Symbolleiste unten das Copilot-Symbol antippen (grau, zwei überlappende Bänder, links neben dem Senden-Pfeil).

9:41●●●

Neue E-Mailname@firma.de

An:Max Mustermann

Betreff

Nachricht eingeben oder Entwurf mit Copilot

Hinweis: Auch im leeren Textfeld erscheint der blaue Link „Entwurf mit Copilot“.

„Entwurf mit Copilot“ wählen

Es öffnet sich ein Auswahlmenü mit zwei Einträgen. Für einen neuen Text tippen Sie auf Entwurf mit Copilot. Der andere Eintrag ist das Coaching.

9:41●●●

Neue E-Mailname@firma.de

An:Max Mustermann

Ich würde mich gern auf die Stelle bewerben …

Entwurf mit Copilot

Coaching von Copilot

Abbrechen

Eingabe, Pfeil, prüfen

Anweisung in das Feld tippen und auf den Pfeil tippen. Danach erscheint der Entwurf mit folgenden Schaltflächen:

OptionenTon und Länge anpassen

BeibehaltenEntwurf übernehmen (engl. „Keep It“)

Verwerfenvon vorn beginnen

Erneut generierenkomplett neue Fassung (engl. „Regenerate“)

Die genaue Anordnung dieser Schaltflächen zeigt die Microsoft-Seite nur als Miniaturbild, deshalb hier ohne Handy-Zeichnung.

Nach „Beibehalten“ den Text bei Bedarf bearbeiten und erst dann auf Senden tippen. Namen, Zahlen und Zusagen immer selbst prüfen.

2. Mails und Verläufe zusammenfassen (Outlook)

Hier ist es nicht das Copilot-Symbol aus der Schreibansicht, sondern ein eigenes Symbol in der Leiste oben.

10:28●●●

‹

•••🎙︎

Projektstand Dachsanierung

Lydia BauerAn: Sie, Henry Brill +4 · 9:30

Hallo zusammen,

ich wollte euch kurz über den Stand der Dacharbeiten informieren. Der Abriss ist abgeschlossen und die neuen Materialien werden gerade verbaut …

10:28●●●

Vielen Dank für Ihr Interesse an diesem Projekt. Das Budget liegt bei etwa 50.000 Euro, gewünscht ist die Fertigstellung innerhalb von zwei Monaten …

Summary by Copilot

Lydia berichtet über den Stand des Projekts: Abriss erledigt, neue Materialien werden verbaut. 1

Es gibt Uneinigkeit zwischen Tanko und Lydia über das Material. 2

Henry fragt, ob Sie günstigere Dachdecker kennen. 3

KI-generiert👍 👎

Mail oder Mail-Verlauf öffnen.
In der Leiste oben auf das Zusammenfassen-Symbol tippen: Dokument mit kleinem Funken, links neben Papierkorb und Archiv.
Unten öffnet sich „Summary by Copilot“ mit den Kernpunkten, nummerierten Verweisen auf die Nachrichten, dem Hinweis „KI-generiert“ und Daumen hoch/runter für Rückmeldungen.

Die Zusammenfassung erfolgt in der Sprache der Mail. Auf Wunsch lässt sie sich auf die Sprache der Outlook-Menüs umstellen, gilt aber nur bis zum nächsten Neustart der App.

3. Coaching vor dem Senden (Outlook)

Copilot bewertet Ihren eigenen Text, bevor Sie ihn senden.

9:41●●●

Sehr geehrte Frau Jones,

ich möchte mich auf die Stelle als Designerin bei Contoso bewerben. Ich habe über fünf Jahre Erfahrung in Grafikdesign, Webdesign und Branding …

Coaching by Copilot

ToneReader sentimentClarity

Zu locker und informell

Die Mail klingt für eine Bewerbung nicht professionell genug.

Suggestions

Ersetzen Sie „Ich glaube“ durch „Ich bin überzeugt“, um mehr Überzeugung zu zeigen.

AI-generated content may be incorrect

Eigenen Text schreiben, mindestens 100 Zeichen. Sonst gibt Copilot kein Feedback.
Unten in der Symbolleiste das Copilot-Symbol antippen und „Coaching von Copilot“ wählen (zweiter Eintrag im Menü, siehe Abschnitt 1).
Unten öffnet sich Coaching by Copilot mit den Reitern Tone, Reader sentiment und Clarity (Ton, Wirkung auf den Leser, Klarheit), jeweils mit Bewertung und Vorschlägen.
Mit Alle Vorschläge anwenden übernimmt Copilot alles auf einmal, oder Sie ändern den Text selbst. Regenerate erzeugt neues Feedback.

Markieren Sie Text in einer Mail und tippen Sie das Copilot-Symbol, kann Copilot auch nur diese Auswahl umformulieren.

4. Meeting vor Ort mitschreiben (Teams Facilitator)

Mit Facilitator nimmt die Teams-App ein Treffen im Raum auf, transkribiert es und erstellt Notizen mit Sprecherzuordnung und Aufgaben.

Teams im App Store aktualisieren und öffnen.
Unten Kalender antippen, dann das Meet-Symbol (Videokamera).
„Take notes with Facilitator“ antippen (sinngemäß: Notizen mit Facilitator erstellen).
Für gute Tonqualität die Sprachisolierung ausschalten: Während des Anrufs von der oberen rechten Ecke nach unten wischen (Kontrollzentrum), Mikrofonmodus (Mic Mode) antippen und Standard wählen. Die Einstellung bleibt für spätere Meetings gespeichert.
Live-Notizen brauchen einige Minuten, bis sie erscheinen. Nach dem Meeting finden Sie Notizen und einen teilbaren Link in der Zusammenfassung („Recap“) über den Kalender oder die Chatliste.

Alle Anwesenden sollten wissen und zustimmen, dass das Gespräch transkribiert wird. Facilitator zu einem Meeting hinzuzufügen setzt laut Microsoft eine Copilot-Lizenz voraus.

Für die Teams-Schritte gibt es keine Handy-Zeichnung, weil Microsoft dafür keine nachzeichenbaren Abbildungen liefert und wir nichts erfinden wollen.

Ausblick: Copilot aus der Teams-Suche fragen

Microsoft hat angekündigt, dass sich in der Teams-Suche auf iOS und Android künftig Copilot befragen lässt: Ab zwei eingetippten Wörtern soll ein Hinweis erscheinen, und nach Enter bleibt oben auf der Ergebnisseite eine Schaltfläche „Ask Copilot“. Die Einführung ist für Mitte bis Ende November 2026 geplant und folgt Ihren Lizenz- und Admin-Einstellungen. Heute ist die Funktion noch nicht überall verfügbar.

Beispiel-Eingaben für „Entwurf mit Copilot“

TerminanfrageBitte um einen 30-Minuten-Termin nächste Woche zur Angebotsbesprechung, Dienstag oder Mittwoch vormittags, höflich und kurz.

AbsageFreundliche Absage aus Kapazitätsgründen, Alternative im Januar anbieten.

NachfassenErinnerung an offene Rechnung vom 12.10., sachlich, Zahlungsziel nennen.

NachschärfenMach es kürzer und etwas persönlicher.

Wenn Copilot fehlt

Problem	Lösung
Kein Copilot-Symbol in Outlook	App aktualisieren, Kontoart prüfen, Lizenz beim Administrator erfragen, App neu starten.
Coaching liefert nichts	Text auf mindestens 100 Zeichen verlängern.
Zusammenfassung in anderer Sprache	Standard ist die Sprache der Mail. Umstellung gilt nur bis zum Neustart von Outlook.
Facilitator-Notizen schlecht	Mikrofonmodus auf „Standard“ stellen und das iPhone zentral auf den Tisch legen.

Bitte keine Passwörter oder besonders sensiblen Daten in Anweisungen schreiben und die internen Vorgaben Ihres Unternehmens zur KI-Nutzung beachten. Beschriftungen auf einem deutschen iPhone können leicht von den hier genannten abweichen.

Quellen

Microsoft, Outlook, Teams und Copilot sind Marken der Microsoft Corporation. Dieser Beitrag ist nicht von Microsoft.

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